Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Prüfleistung ist:

Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht bei unserer derzeitigen Größe nicht. Ändert sich dies, aktualisieren wir diese Erklärung.

2. Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Erklärung erfasst zwei verschiedene Arten der Verarbeitung, die getrennt behandelt werden:

• Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten – z. B. wenn Sie uns kontaktieren, eine Prüfung anfragen oder unsere Website nutzen. Über diese Verarbeitung entscheiden wir; sie richtet sich nach der vorliegenden Erklärung.
• Carrier- und Rechnungsdaten, die wir in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeiten – die von Ihnen bereitgestellten Rechnungen, Sendungsdaten und Gutschriften enthalten häufig personenbezogene Daten Dritter (z. B. Namen und Adressen von Empfängern). Für diese Daten bleiben Sie der Verantwortliche, wir handeln ausschließlich als Ihr Auftragsverarbeiter. Diese Verarbeitung regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der vor jeder Live-Verarbeitung geschlossen wird. Abschnitt 7 fasst zusammen, wie wir damit umgehen.

3. Welche Daten wir erheben und warum

(a) Server-Logfiles. Beim Besuch dieser Website erfasst unser Hosting-Anbieter automatisch technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, verweisende Seite). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nur kurz gespeichert.

(b) Kontaktformular und E-Mail. Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die angegebenen Daten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung und/oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO).

(c) Onboarding zur Prüfung. Zum Start einer Prüfung erheben wir Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre geschäftliche E-Mail, Ihre Carrier-Kundennummer und den gewählten Carrier, um die Zusammenarbeit einzurichten und durchzuführen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

(d) Carrier- und Rechnungsdaten. Rechnungen, Sendungsdaten und Gutschriften, die Sie für die Prüfung bereitstellen. Siehe Abschnitt 7. Diese Daten verarbeiten wir in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter unter einem AVV.

(e) Cookies / Tracking. Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Wir setzen keine Werbung und kein Tracking durch Dritte ein.

4. Wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden

Ihre Daten – einschließlich Rechnungen, Sendungsdaten und Gutschriften – werden auf Systemen in Deutschland gespeichert und verarbeitet: auf einer von der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betriebenen Infrastruktur sowie auf einem kontrollierten Arbeitsplatz in Hamburg. Soweit pseudonymisierte Auszüge für eine KI-gestützte Analyse genutzt werden (Abschnitt 6), erfolgt diese Verarbeitung innerhalb der EU/des EWR. Eine Verarbeitung Ihrer Daten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

5. Getrennte Verarbeitung (Sandbox)

Die Daten jedes Kunden werden in einer logisch getrennten Umgebung („Sandbox") gehalten. Daten eines Kunden werden nicht mit Daten eines anderen Kunden zusammengeführt oder diesem zugänglich gemacht. Der Zugriff ist auf befugte Personen zum Zweck der Durchführung Ihrer Prüfung beschränkt.

6. KI-gestützte Analyse und Pseudonymisierung

Wir setzen automatisierte und KI-gestützte Werkzeuge ein, um Fehlbelastungen und Erstattungsmöglichkeiten in Carrier-Rechnungen zu identifizieren.

Identifizierbare Daten werden niemals an externe KI-Systeme übertragen. Bevor Daten außerhalb Ihrer Sandbox-Umgebung für eine Analyse genutzt werden – einschließlich einer Verarbeitung durch Sprachmodell-Dienste (LLM) Dritter – werden sie zunächst pseudonymisiert: direkt identifizierende Angaben (etwa Firmennamen, Empfängernamen und -adressen sowie Kontonummern) werden entfernt oder ersetzt. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, und wir behandeln sie entsprechend. Diesen Werkzeugen werden ausschließlich kurze Auszüge pseudonymisierter Daten zugänglich gemacht; Ihre Rechnungen oder Unterlagen werden niemals vollständig offengelegt.

Jede KI-gestützte Analyse erfolgt durch Anbieter, die innerhalb der EU/des EWR verarbeiten, auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen, die eine Nutzung Ihrer Daten zum Training ihrer Modelle untersagen. Die von uns gelieferten Ergebnisse und Empfehlungen werden durch eine Person geprüft; eine Sie betreffende Entscheidung wird nicht ausschließlich automatisiert getroffen.

7. Umgang mit Ihren Carrier- und Rechnungsdaten (Auftragsverarbeitung)

Für die zur Prüfung bereitgestellten Rechnungen, Sendungsdaten und Gutschriften gilt:

• Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Ihr Auftragsverarbeiter, nach Ihren dokumentierten Weisungen, auf Grundlage eines vor jeder Live-Verarbeitung geschlossenen AVV.
• Der Zugang zu Ihrem Carrier-Portal ist ein eingeschränkter Prüfzugang, den Sie selbst anlegen und jederzeit widerrufen können. Wir fordern und nutzen niemals Ihr Master-Passwort.
• Wir kontaktieren Ihren Carrier nicht und geben Ihre Daten ohne Ihre Autorisierung an keinen Dritten weiter.
• Diese Daten werden in Deutschland gehostet (Abschnitt 4), in einer Sandbox gehalten (Abschnitt 5) und KI-Werkzeugen nur nach Pseudonymisierung und nur als Auszüge zugänglich gemacht, verarbeitet innerhalb der EU/des EWR (Abschnitt 6).
• Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter (z. B. unser deutscher Hosting-Anbieter) sind im AVV aufgeführt und durch gleichwertige Vertraulichkeits- und Datenschutzpflichten gebunden.

8. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Nürnberg, Deutschland.
• KI-gestützte Analyse: OpenAI, Anthropic und/oder Google, über Endpunkte in der EU/im EWR und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen. Diese Werkzeuge erhalten ausschließlich pseudonymisierte Auszüge (Abschnitt 6) und nutzen Ihre Daten nicht zum Training.

Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage und im AVV verfügbar.

9. Internationale Übermittlungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der EU/des EWR und übermitteln sie nicht in ein Land außerhalb der EU/des EWR.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

• Daten aus Kontaktanfragen: gelöscht, sobald Ihre Anfrage erledigt ist, sofern kein Vertrag zustande kommt.
• In Ihrem Auftrag verarbeitete Carrier- und Rechnungsdaten: gelöscht innerhalb von 90 Tagen nach Ende der Zusammenarbeit oder auf Ihre Anforderung, vorbehaltlich der Regelungen des AVV.
• Unsere eigenen Geschäftsunterlagen (z. B. unsere Rechnungen an Sie) werden für die nach deutschem Steuer- und Handelsrecht vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@versandgutschrift.de.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

12. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, darunter eingeschränkte Zugriffe, in Deutschland gehostete Infrastruktur, die Trennung der Kundendaten sowie das oben beschriebene Pseudonymisierungsverfahren.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung anpassen, um Änderungen unserer Verarbeitung oder rechtlicher Anforderungen abzubilden. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Website verfügbar.

Stand: 7. Juli 2026